FREE FLOW STUDIO MTÜ
Isikuandmete töötlemise tingimused (privaatsustingimused)

Kehtiv alates: 1.09.2025

1. Üldsätted
Free Flow Studio MTÜ (edaspidi tantsukool) väärtustab oma õpilaste, lapsevanemate, klientide ja koostööpartnerite privaatsust ning töötleb isikuandmeid kooskõlas Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR), Eesti õigusaktide ja käesolevate tingimustega. Privaatsustingimused selgitavad, milliseid isikuandmeid tantsukool kogub, mis eesmärkidel ja õiguslikel alustel neid töötleb, kellele andmeid edastatakse, kui kaua neid säilitatakse ning millised on isikute õigused.

2. Vastutav töötleja
• Nimi: Free Flow Studio MTÜ
• Registrikood: 80291951
• Aadress: Telliskivi 61b, Tallinn
• E-posti aadress: info@freeflowstudio.eu
• Veebileht: https://www.freeflowstudio.eu/
Isikuandmete töötlemist puudutavate küsimustega saab pöörduda tantsukooli poole eespool nimetatud e-posti aadressil.

3. Töödeldavad isikuandmed
Tantsukool töötleb üksnes andmeid, mis on vajalikud konkreetsete eesmärkide täitmiseks.Olenevalt teenusest ja olukorrast võivad need olla:
Õpilase andmed:
• Ees- ja perekonnanimi
• Sünniaeg, vanus või isikukood
• Õpperühm ning õppetöös osalemise andmed
• Vajaduse korral õpilase kontaktandmed
• Õpilase arengut ja tantsuõppes osalemist puudutav vajalik teave
• Fotod ja videosalvestised
Lapsevanema või seadusliku esindaja andmed:
• Ees- ja perekonnanimi

• E-posti aadress ja telefoninumber
• Sünniaeg, vanus või isikukood
• Lepingulise suhte ja arveldamise andmed
• Tantsukooliga peetud kirjavahetus
• Antud nõusolekud ja nende muudatused
Muud andmed:
• Võistlustele, esinemistele ja laagritesse registreerimiseks vajalikud andmed
• Muud andmed, mille töötlemine on konkreetse teenuse osutamiseks põhjendatult vajalik

4. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused
4.1. Õppetöö ja kliendisuhete korraldamine
Õpilase registreerimine, õpperühmade moodustamine, tunniplaanide koostamine, osalemise arvestus, kliendilepingute täitmine ning õpilaste ja lapsevanematega suhtlemine. Õiguslik alus: lepingu täitmine või lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmine (GDPR art6 lg 1 p b). Kui andmeid töödeldakse õpilase kohta, kes ei ole lepingu pool, hinnatakse eraldi tema andmete töötlemise sobivat õiguslikku alust.
4.2. Arveldamine ja raamatupidamine
Õppetasude arvestamine, arvete esitamine, maksete jälgimine ja raamatupidamisdokumentide säilitamine.
Õiguslik alus: lepingu täitmine ja seadusest tulenevate kohustuste täitmine (GDPR art 6 lg 1 p b ja c).
4.3. Turvalise õppetöö tagamine
Õpilaste turvalisuse tagamiseks vajaliku teabe kasutamine ning vajaduse korral lapsevanemaga ühenduse võtmine. Õiguslik alus sõltub konkreetsetest andmetest ja olukorrast. Terviseandmete töötlemiseks peab lisaks GDPR artikli 6 alusele esinema ka GDPR artikli 9 kohane erand, näiteks asjakohane selgesõnaline nõusolek või muu kohaldatav alus.
4.4. Võistluste, esinemiste ja laagrite korraldamine
Õpilaste registreerimine sündmustele, osalejate nimekirjade koostamine ja korraldusliku teabe edastamine.

Õiguslik alus: sõltuvalt olukorrast lepingu täitmine, õigustatud huvi või muu kohaldatav õiguslik alus. Kui andmeid on vaja edastada sõltumatule ürituse korraldajale, teavitatakse sellest asjaomaseid isikuid.
4.5. Foto- ja videomaterjalide avaldamine
Tantsukooli tegevuse kajastamine veebilehel, ametlikes sotsiaalmeediakanalites, kogukonnale mõeldud kanalites ning reklaammaterjalides.
Õpilase äratuntava kujutise avaldamine toimub asjaomaseks eesmärgiks antud vabatahtliku nõusoleku alusel (GDPR art 6 lg 1 p a), välja arvatud juhul, kui konkreetses olukorras esineb muu kohaldatav õiguslik alus.
Laste puhul küsitakse vajaduse korral nõusolek seaduslikult esindajalt ning arvestatakse lapse enda õiguste ja huvidega.
4.6. Turundusteavitused
Uudiskirjade ja reklaamteavituste saatmine toimub kohaldatavate elektroonilise otseturustuse nõuete kohaselt, vajaduse korral eraldi nõusoleku alusel. Õppetöö korralduslikke teavitusi ei käsitleta automaatselt reklaamteavitustena.

5. Foto- ja videomaterjalide kasutamine
Tantsukooli treeningutel, võistlustel, esinemistel, laagrites ja muudel sündmustel võidakse teha
fotosid ning videoid.
Materjale kasutatakse ainult selleks määratud eesmärkidel ja asjakohase õigusliku aluse
olemasolul.
Õpilase äratuntava kujutise avalikuks kasutamiseks küsitakse eraldi nõusolek, milles eristatakse:
1. Tantsukooli tegevuse kajastamist avalikes infokanalites.
2. Tantsukooli reklaami- ja turundustegevust.
3. Fotode ja videote jagamist piiratud ligipääsuga õpilaste ja lapsevanemate kogukonnas.
Nõusoleku andmine on vabatahtlik ega ole tantsukoolis õppimise eelduseks.
Nõusolekut võib igal ajal tagasi võtta, kirjutades tantsukooli kontaktmeilile. Tantsukool lõpetab vastaval nõusolekul põhineva edasise töötlemise ning eemaldab materjalid enda kontrolli all olevatest avaldamiskanalitest, kui puudub muu õiguspärane alus nende säilitamiseks või avaldamiseks.
Tantsukool ei saa garanteerida, et internetist eemaldatakse kolmandate isikute poolt varem kopeeritud, salvestatud või edasi jagatud materjalid.

Võistluste ja muude kolmandate isikute korraldatud avalike sündmuste jäädvustamisele võivad lisaks kohalduda korraldaja enda tingimused.

6. Isikuandmete edastamine
Tantsukool võib edastada isikuandmeid ainult vajalikus ulatuses:
• Raamatupidamise ja majandustarkvara teenusepakkujatele
• Õppetöö korraldamiseks kasutatavate infosüsteemide teenusepakkujatele
• IT-, veebimajutuse ja e-posti teenusepakkujatele
• Võistluste, laagrite ja esinemiste korraldajatele
• Avaliku kajastamise korral asjakohastele veebiplatvormidele ja sotsiaalmeediakanalitele
• Riigiasutustele seadusest tuleneva kohustuse korral

Kui andmeid edastatakse väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda, kasutatakse kohaldatavates õigusaktides nõutud kaitsemeetmeid ning nende kohta avaldatakse täpsem teave.

7. Isikuandmete säilitamine
Tantsukool säilitab isikuandmeid üksnes nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks või seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks.
Rakendatavad säilitustähtajad:
• Raamatupidamisdokumendid: üldjuhul seitse aastat seaduses sätestatud arvestuse
kohaselt.
• Kliendilepingud ja nendega seotud andmed: 7 aastat lepingu lõppemisest, kui lepingut on vaja raamatupidamise tõendamiseks; muudel juhtudel üldjuhul 3 aastat.
• Õppetöö korraldamise andmed: 1 aasta pärast õpilase lahkumist.
• Fotod ja videod:
*Avaldamata toormaterjalid kustutatakse üldjuhul ühe aasta jooksul.
*Avaldatud materjalid vaadatakse üle vähemalt kord aastas ja eemaldatakse hiljemalt viie aasta möödudes avaldamisest, välja arvatud juhul, kui jätkuvaks säilitamiseks ja avaldamiseks on eraldi põhjendatud õiguslik alus.
*Nõusoleku tagasivõtmise korral lõpetatakse vastava nõusoleku alusel kasutamine ning materjalid eemaldatakse tantsukooli kontrolli all olevatest kanalitest, kui puudub muu õiguspärane alus.
• Nõusolekute tõendid: 3 aastat.
• Kirjavahetus: 2 aastat pärast suhtluse lõppu. 7 aastat, kui see on vajalik
raamatupidamisdokumendina.
Pärast säilitustähtaja lõppemist andmed kustutatakse või anonüümitakse, kui nende edasiseks säilitamiseks puudub õiguspärane alus.

Iga-aastane andmete korrastamine toimub augustis, mille käigus:
• eemaldatakse lahkunud õpilaste aegunud õppetöö andmed;
• kontrollitakse foto- ja videomaterjalide avaldamise aluseid;
• kontrollitakse, millised lapsevanemate nõusolekud on kehtivad;
• kustutatakse säilitustähtaja ületanud dokumendid ja kirjavahetus.
Raamatupidamise seadusest tulenevaid seitset aastat tuleb siiski arvestada MTÜ ametliku majandusaasta, mitte automaatselt õppeaasta järgi.

8. Isikuandmete turvalisus
Tantsukool rakendab isikuandmete kaitseks sobivaid organisatsioonilisi ja tehnilisi turvameetmeid.
Andmetele antakse ligipääs ainult nendele töötajatele ja teenusepakkujatele, kes vajavad seda oma tööülesannete täitmiseks.
Isikuandmeid ei avaldata kõrvalistele isikutele ilma õigusliku aluseta.

9. Andmesubjekti õigused
Õpilasel, lapsevanemal ja teistel isikutel on kohaldatavatel tingimustel õigus:
• Saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta
• Tutvuda enda kohta kogutud andmetega
• Nõuda ebaõigete andmete parandamist
• Taotleda andmete kustutamist
• Taotleda andmete töötlemise piiramist
• Esitada vastuväiteid teatud andmetöötlusele
• Taotleda andmete ülekandmist, kui selleks on õiguslikud eeldused
• Võtta tagasi varem antud nõusolek
Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne selle tagasivõtmist toimunud õiguspärase töötlemise seaduslikkust.
Taotlused saab esitada tantsukooli kontaktmeilile. Tantsukool vastab taotlustele üldjuhul ühe kuu jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

10. Kodulehe küpsised
[Kohandada vastavalt kodulehel tegelikult kasutatavatele küpsistele, analüütikalahendustele ja reklaamitehnoloogiatele. Vajaduse korral esitada eraldi küpsiste loetelu ja nõusolekuhaldus.]

11. Tingimuste muutmine
Tantsukoolil on õigus privaatsustingimusi ajakohastada, kui muutuvad andmetöötluse viisid või õiguslikud nõuded. Olulistest muudatustest teavitatakse asjaomaseid isikuid sobival viisil.

​

Kehtivad privaatsustingimused on avaldatud tantsukooli veebilehel www.freeflowstudio.eu